Der im November 2024 vorgelegte Bericht zum Projekt OMS II wurde durch das Statistische Bundesamt unter Mitwirkung aller Sozialversicherungsträger und von rund 560 Arbeitgebern erstellt. Er nimmt Bezug auf die Untersuchung OMS I aus dem Jahr 2011 (zu OMS I vgl. weiter unten).

Für 27 ausgewählte Verfahren aus dem Bereich Melde-, Beitrags-, Bescheinigungs- und Antragsrecht in der Sozialversicherung werden die derzeitigen Aufwände der Beteiligten dargestellt. Damit wird die erfolgreiche Reduzierung der Bürokratiekosten für Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger durch das 2015 verabschiedete 5. und 6. SGB IV-Änderungsgesetz (2016) und die Beiträge zu den Bürokratieentlastungsgesetzen I (2016) und II (2017) über den Lauf von zehn Jahren deutlich.

Im Vergleich der Untersuchungen OMS I und II zeigen sich durch die digitale Transformation der Meldeverfahren bei den Fallkosten pro Beschäftigtem im Vergleich zu 2011 erhebliche Optimierungen für Verfahren wie z. B. die Meldungen für sozialversicherungspflichtige Beschäftigte oder das Beitragsmeldeverfahren. Das gilt insbesondere für die Arbeitgeber, die systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme nutzen.

Einen wesentlichen Beitrag dazu hat die Schaffung einer einheitlichen Basis zur Datenübermittlung nach §28a SGB IV und der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) und die dortige Integration der verschiedenen Fachverfahren mit jeweils eigenen Formaten geleistet. Durch die Vereinheitlichung wurden die Kosten gesenkt und Synergieeffekte gehoben. Zunehmend werden dabei Arbeitsschritte nur noch vollautomatisch durchgeführt. Deutlich ist aus der Auswertung zu erkennen, dass die etablierten Massenverfahren die Arbeitgeber mittlerweile im Einzelfall nur noch gering belasten.

Insgesamt konnten damit die erhofften Ziele aus dem Projekt OMS I mehr als erfüllt werden. Trotz erheblicher Ausweitung der Verfahren, trotz eines umfassenden Qualitäts- und Sicherungsaufwandes für alle Meldeverfahren und die eingesetzte Software und trotz der Einführung von Dialogverfahren (elektronischer Hin- und Rückkanal) für alle Fachverfahren konnten durch die digitale Transformation erhebliche Kostenreduzierungen erreicht werden.

Mit einem für Anfang 2025 geplanten Arbeitsgruppenprozess mit allen an den Verfahren Beteiligten geht die digitale Transformation der Meldeverfahren in die nächste Runde. Dort sollen Vorschläge bewertet und ggf. in Regelungen überführt werden, die bei den Befragungen zu OMS II vorgebracht wurden.

Projekt OMS I zur Untersuchung aus dem Jahr 2011, ob und wie die bestehenden Meldeverfahren in der sozialen Sicherung verbessert werden können

Mit dem Beschluss des Projekts OMS I wollte das Bundeskabinett im September 2011 erreichen, dass weitere Maßnahmen zur Entlastung der Arbeitgeber bei der Erfüllung von Bürokratiepflichten in den Melde-, Beitrags- und Bescheinigungsverfahren gefunden und umgesetzt werden.

Eine hervorzuhebende Folgemaßnahme aus diesem Projekt war beispielsweise der einfache Zugang zu Grundinformationen über ein Arbeitgeberportal. Fragen zur Art der Beschäftigung, der möglichen Versicherungs- und Beitragspflicht oder der anschließenden Meldepflichten werden in einfachen Worten im seit 2017 bestehenden Informationsportal für Arbeitgeber erklärt.

Die Untersuchung OMS I setzte sehr grundsätzlich an. Will man Verfahrensabläufe vereinfachen, ist der erste Schritt eine IST-Aufnahme aller relevanten Vorgänge. Dieser Ist-Zustand ist unter dem Titel Szenario Null unter Mitwirkung aller Verfahrensbeteiligten in den untersuchten Verfahren erstellt worden.

Die Dokumentation dieser Untersuchungen besteht aus drei Teilen:

• Im Teil I beschreibt die angewandte Methodik, das Vorgehen im Projekt und enthält eine zusammenfassende Darstellung der betrachteten Verfahren.
• Im erheblich umfangreicherem Materialienband Teil II werden die einzelnen Verfahren im Detail erläutert und durch die grafische Aufbereitung der Prozesse in der Form BPMN (Business Process Management Notation) ergänzt.
• Ergänzt wird diese Darstellung mit einem Teil III, der Erhebung von Destatis zum Erfüllungsaufwand für alle dargestellten Verfahren auf Grundlage der Daten im Jahr 2011. Erstmalig liegt damit eine umfassende Prozessbeschreibung und Auswertung für einen gesamten wichtigen Politikbereich vor.

In einem weiteren Schritt wurden die technischen Beschreibungen aller bisher genutzter Daten in einem sogenannten Data Dictionary erfasst. Dadurch wird sichergestellt, dass jeweils gleiche Daten in allen Verfahren von allen Beteiligten gleich verwendet werden. Das gilt auch für alle zukünftig hinzukommenden neuen Daten im Bereich der sozialen Sicherung.

Die gesamten Ergebnisse der gemeinsamen Projektarbeit sind schließlich in zwei Abschlussberichten jeweils in Form einer Machbarkeitsstudie dargestellt. Die Untersuchungsergebnisse enthalten eine Vielzahl von nach ihrer Umsetzbarkeit bewerteten Vorschlägen, die aus der Praxis unterbreitet wurden.

Durch die umfassende Mitwirkung der Sozialversicherungsträger, der Sozialpartner, des Statistischen Bundesamtes, der zuständigen Ressorts sowie des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit und der Beauftragten der Bundesregierung für die Informationstechnik wurde sichergestellt, dass die Vorschläge unter fachlichen, rechtlichen, und technischen Gesichtspunkten umfassend geprüft und ihre Wirtschaftlichkeit, soweit möglich, berechnet wurde.

Soweit Umsetzungen nicht untergesetzlich durch die Sozialversicherungsträger selbständig vorgenommen werden konnten, erfolgte die gesetzgeberische Umsetzung mit dem 5. und 6. Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (5. und 6. SGB IV-Änderungsgesetz).

Der Abschlussbericht Teil 1 knüpft an die Zwischenberichte an. Auf Grund der Vielzahl weiterer Vorschläge erfolgte eine Verlängerung des Projekts, dessen Ergebnisse in der Machbarkeitsstudie 2014 Teil 1 dokumentiert sind. Die dazu gehörenden Materialien und Dokumentationen sind als Abschlussbericht Teil 2 /2013 [PDF, 114MB] erfasst worden.